1. Stosunki umowne z partnerami handlowymi

1.1 Zestawienie

Poniższe postanowienia dotyczące ochrony danych znajdują zastosowanie dla przetwarzania danych osób fizycznych w związku z nawiązywaniem kontaktów biznesowych, prowadzeniem negocjacji umownych oraz zawieraniem i wykonywaniem umów. Obowiązują one także dla przetwarzania danych osób kontaktowych, odpowiedzialnych za prowadzenie relacji biznesowych, które same nie muszą być stroną umowy.

Konkretny zakres przetwarzanych danych osobowych w dużej mierzy zależy od łączącej nas z Państwem relacji biznesowej oraz zakresu świadczonych usług. Z tego powodu nie wszystkie z informacji zawartych w niniejszym dokumencie będą miały zastosowanie w Państwa przypadku.

Zasadniczo przetwarzane przez nas dane pozyskiwane są od osób, których dane dotyczą. Jednakże w pewnych sytuacjach, w celu zapewnienia zgodności z prawem lub realizacji prawnie uzasadnionych interesów (np. w ramach weryfikacji partnera biznesowego w obszarze compliance), może się okazać konieczne przetwarzanie danych uzyskanych od podmiotów trzecich. Mogą nimi być inne firmy, organy państwowe, urzędy lub wywiadownie gospodarcze. Dane mogą być także pozyskiwane z publicznych rejestrów czy innych źródeł publicznie dostępnych (np. przy pomocy wyszukiwania internetowego).

Zakres przetwarzanych danych osobowych może obejmować: dane podstawowe (np. imię i nazwisko, adres i inne dane kontaktowe, datę i miejsce urodzenia oraz obywatelstwo), dane identyfikacyjne i uwierzytelniające (np. wyciągi/odpisy z rejestrów publicznych, numer dowodu osobistego, wzór podpisu), dane dotyczące Państwa pozycji w firmie (np. zajmowane stanowisko, dział, przełożony), dane dotyczące łączącej nas relacji biznesowej (np. dane do płatności czy dotyczące zlecenia), dane dot. płynności finansowej, dane dotyczące struktury spółek i stosunków właścicielskich, zdjęcia i nagrania video (np. w zakresie dostaw towarów), dane zawarte w raportach i protokołach, nazwa i identyfikator użytkownika, ID, dane z zakresu compliance (np. informacje nt. referencji, postępowań upadłościowych, prowadzonych postępowań pozostających w związku z przedmiotem współpracy), a także inne, porównywalne do powyższych kategorie danych.

Komunikacja z nami może się odbywać wedle wyboru za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź listownie. Ze względów technicznych komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej odbywa się w zależności od okoliczności.

Cele przetwarzania danych / podstawa prawna

Realizacja zobowiązań wynikających z umowy (artykuł 6 ustęp 1 litera b) RODO)

Cele przetwarzania danych wynikają z dokonywania czynności prowadzących do zawarcia umowy, prowadzenia relacji biznesowej w oparciu o zawartą umowę oraz realizacji zobowiązań umownych.

Jeżeli zawarli Państwo z nami umowę, która została podpisana podpisem elektronicznym, przetwarzaniu podlegają związane z tym dane, w szczególności adres e-mail, numer IP, sygnatury dotyczące zmian dokonywanych w dokumentach.

Wypełnianie obowiązków prawnych (artykuł 6 ustęp 1 litera c) RODO)

W niektórych przypadkach, cele przetwarzania danych wynikają z wymogów prawnych. Należą do nich m.in. wypełnianie obowiązków w zakresie archiwizacji i identyfikacji, np. w ramach przepisów dotyczących przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, obowiązku kontroli podatkowej lub innych obowiązków sprawozdawczych, a także przetwarzanie danych w celu udzielania odpowiedzi na zapytania uprawnionych organów państwowych.

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów (artykuł 6 ustęp 1 litera f) RODO)

Dla właściwej realizacji umowy może się okazać konieczne dalsze przetwarzanie Państwa danych osobowych. Prawnie uzasadnione interesy stanowią tu w szczególności: wybór odpowiedniego partnera handlowego, przeprowadzanie audytów celem sprawdzenia zgodności, przeprowadzanie weryfikacji mających na celu ocenę finansową, przetwarzanie danych osób kontaktowych, przyporządkowywanie wyników pracy do poszczególnych partnerów biznesowych, prowadzenie sprawozdawczości finansowej, prowadzenie negocjacji biznesowych z osobami kontaktowymi z ramienia obecnych i przyszłych partnerów biznesowych. Dalsze prawnie uzasadnione interesy stanowią: zaproszenia na wydarzenia, dochodzenie roszczeń prawnych i unikanie niekorzystnych skutków prawnych (np. w przypadku upadłości), kontrola uprawnień (np. w stosunku do dostawców środków pieniężnych), obrona przed zagrożeniami i roszczeniami odszkodowawczymi, unikanie ryzyka prawnego i niekorzystnych skutków ekonomicznych, wykrywanie i przetwarzanie potencjalnie szkodliwych wiadomości e-mail, kontrole dostępu, wyjaśnianie ewentualnych naruszeń compliance, zapobieganie czynom karalnym, likwidacja szkód powstałych na skutek relacji handlowych, efektywna i sprawna realizacja procesu elektronicznego podpisywania umów, odpowiednie protokołowanie procesu podpisu do celów dowodowych, a także weryfikacja ważności kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz inne wewnętrzne cele administracyjne.

Odbiorca / kategorie odbiorców

W naszej firmie dostęp do Państwa danych osobowych uzyskują jedynie te Działy, dla których jest to niezbędne celem realizacji zobowiązań umownych, prawnie uzasadnionych interesów lub wypełnienia obowiązków prawnych. W celach wskazanych powyżej, dostęp do Państwa danych osobowych mogą także otrzymać podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie, urzędy oraz inni usługodawcy.

Przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych jest przy tym zagwarantowane łącząca nas z nimi umową. Ponadto celem wypełnienia zobowiązań umownych dane te mogą być przekazywane innym spółkom w obrębie grupy Schwarz.

Jeżeli zawarli Państwo umowę ramową z kilkoma spółkami Lidl lub grupą Schwarz występującą w roli uprawnionego usługobiorcy, wówczas dostęp do Państwa danych kontaktowych uzyskują działy sprzedaży oraz zakupów właściwych spółek Lidl lub grupy Schwarz, a także krajowe Działy compliance spółek grupy Schwarz, w zakresie danych służących do weryfikacji partnera biznesowego w obszarze compliance. Podstawę w ramach wspólnej odpowiedzialności stanowi tu każdorazowo art. 26 RODO. Poza przypadkami wskazanymi powyżej, dane mogą być przekazywane poza naszą grupę przedsiębiorstw jedynie wtedy, gdy będziemy do tego zobowiązani przepisami prawa (np. w toku postępowania administracyjnego).

Okres przechowywania / kryteria określające okres przechowywania

Dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak długo będzie to konieczne do realizacji wyżej wymienionych celów przetwarzania. Okres ten może się różnić w zależności od celu przetwarzania, a także wymogów prawnych dot. przechowywania konkretnego rodzaju danych. Jako przykładowe terminy można wskazać termin przedawnienia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej oraz przedawnienia zobowiązań podatkowych, wynoszące odpowiednio 3 oraz 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym roszczenie stało się wymagalne lub w którym upłynął termin płatności podatku. W szczególnych przypadkach czas przechowywania może wybiegać poza określony powyżej (np. dokumentacja budowlana).

Obowiązek udostępnienia danych

W ramach naszej relacji biznesowej są Państwo zobowiązani udostępnić te dane osobowe, które są niezbędne do jej podjęcia, prowadzenia i zakończenia oraz do wypełnienia związanych z nią obowiązków, a do których zbierania jesteśmy zobowiązani przepisami prawa lub uprawnieni z uwagi na prawnie uzasadnione interesy. Bez tych danych zasadniczo nie będziemy w stanie nawiązać z Państwem relacji biznesowej.

Przekazywanie danych do krajów trzecich

Jeżeli konieczne będzie przekazanie danych osobowych odbiorcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), nastąpi ono jedynie w przypadkach, gdy Komisja Europejska stwierdzi, że w danym kraju trzecim obowiązuje odpowiedni poziom ochrony danych. Wobec braku takiej decyzji, przekazanie może nastąpić przy zastrzeżeniu poziomu ochrony co najmniej równego poziomowi ochrony obowiązującemu na terytorium UE (np. za pomocą standardowych klauzul umownych UE), lub gdy udzielą nam Państwo na to zgody.

Nazwa i dane kontaktowe administratora danych oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych

Administratorem danych osobowych jest właściwa spółka Lidl, z którą nawiązywane lub prowadzone są relacje biznesowe.

W przypadku istnienia współadministrowania danymi, otrzymają Państwo stosowne informacje od administratora, z którym nawiązywane lub prowadzone są relacje biznesowe. Właściwa spółka jest również odpowiedzialna za wypełnianie zobowiązań wynikających z RODO.

W razie pytań dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych właściwego administratora, listownie na adres administratora z dopiskiem „Inspektor Danych Osobowych” lub też elektronicznie za pomocą adresu e-mail ochronadanychosobowych@lidl.pl.

2. Prawa osoby, której dane dotyczą

2.1 Zestawienie

Jeżeli spełnione są odpowiednie warunki prawne, oprócz prawa do odwołania udzielonych nam zgód przysługują Państwu jeszcze następujące prawa:

• prawo do uzyskania informacji o zapisanych u nas Państwa danych osobowych zgodnie z artykułem 15 RODO,
• prawo do sprostowania niepoprawnych lub uzupełnienia niekompletnych danych zgodnie z artykułem 16 RODO,
• prawo do usunięcia zapisanych u nas Państwa danych zgodnie z artykułem 17 RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania Państwa danych zgodnie z artykułem 18 RODO,
• prawo do przenoszenia danych zgodnie z artykułem 20 RODO,
• prawo do wyrażenia sprzeciwu zgodnie z artykułem 21 RODO.

2.2 Prawo do uzyskania informacji zgodnie z artykułem 15 RODO

Zgodnie z artykułem 15 ustęp 1 RODO mają Państwo prawo do tego, aby na żądanie otrzymać bezpłatną informację o danych osobowych zapisanych w związku z Państwa osobą. Obejmuje to w szczególności kwestie takie jak:

• cele, w których przetwarzane są dane osobowe;
• kategorie przetwarzanych danych osobowych;
• odbiorca danych lub kategorie odbiorców danych, wobec których Państwa dane osobowe zostały lub zostaną jeszcze udostępnione;
• planowany okres, przez który Państwa dane osobowe będą przechowywane, a jeżeli konkretne informacje na ten temat nie są możliwe, kryteria ustalania okresu przechowywania;
• prawo do sprostowania lub usunięcia Państwa danych osobowych, prawo do ograniczenia przetwarzania przez administratora lub prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec tego przetwarzania;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego;
• wszystkie informacje o pochodzeniu danych, jeżeli dane osobowe nie są zbierane od osoby, której dotyczą;
• wykorzystanie zautomatyzowanego podejmowania decyzji łącznie z profilowaniem zgodnie z artykułem 22 ustęp 1 i 4 RODO i – przynajmniej w tych przypadkach – rzeczowe informacje o stosowanej logice oraz zasięgu i zamierzonych skutków takiego przetwarzania wobec osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli dane osobowe są przekazywane do kraju trzeciego lub organizacji międzynarodowej, mają Państwo prawo do uzyskania informacji o odpowiednich gwarancjach zgodnie z artykułem 46 RODO związanych z przekazywaniem danych.

2.3 Prawo do sprostowania zgodnie z artykułem 16 RODO

Mają Państwo prawo do zażądania od nas niezwłocznego sprostowania dotyczących Państwa nieprawidłowych danych osobowych. Z uwzględnieniem celów przetwarzania mają Państwo prawo do zażądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych – również za pomocą oświadczenia uzupełniającego.

2.4 Prawo do usunięcia danych zgodnie z artykułem 17 RODO

Mają Państwo prawo do zażądania od nas niezwłocznego usunięcia dotyczących Państwa danych osobowych, o ile zajdzie jeden z następujących powodów:

• dane osobowe nie są już potrzebne do celów, do których zostały zgromadzone lub przetworzone w inny sposób;
• odwołają Państwo zgodę, na podstawie której odbywało się przetwarzanie zgodnie z artykułem 6 ustęp 1 litera a) lub artykułem 9 ustęp 2 litera a) RODO i nie będzie istniała inna podstawa prawna do przetwarzania;
• zgodnie z artykułem 21 ustęp 1 lub ustęp 2 RODO złożą Państwo sprzeciw wobec przetwarzanie i w przypadku artykułu 21 ustęp 1 RODO nie będą istniały żadne nadrzędne uzasadnione podstawy do przetwarzania;
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
• usunięcie danych osobowych jest wymagane do spełnienia obowiązku prawnego;
• dane osobowe były gromadzone w odniesieniu do oferowanych usług społeczeństwa informacyjnego zgodnie z artykułem 8 ustęp 1 RODO.

Jeżeli udostępniliśmy dane osobowe i jesteśmy zobowiązani do ich usunięcia, to z uwzględnieniem dostępnych technologii i kosztów implementacji podejmujemy stosowne działania, aby poinformować osoby trzecie przetwarzające Państwa dane o tym, że również od nich żądają Państwo usunięcia wszystkich linków do tych danych osobowych lub kopii albo replikacji tych danych osobowych

2.5 Prawo do ograniczenia przetwarzania Państwa danych zgodnie z artykułem 18 RODO

Mają Państwo prawo do zażądania od nas ograniczenia przetwarzania, jeżeli zajdzie jeden z poniższych warunków:

• podważają Państwo prawidłowość danych osobowych;
• przetwarzanie jest niezgodne z prawem i zamiast usunięcia żądają Państwo ograniczenia wykorzystywania danych osobowych;
• administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów, w jakich były przetwarzane, jednak osobie, której dane dotyczą są one potrzebne do wysunięcia, wykonania lub obrony roszczeń z tytułu prawa albo
• złożyli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania zgodnie z artykułem 21 ustęp 1 RODO, póki nie jest jasne, czy uzasadnione interesy realizowane przez administratora nie przeważają nad interesami osoby, której dane dotyczą.

2.6 Prawo do przenoszenia danych zgodnie z artykułem 20 RODO

Mają Państwo prawo do otrzymania udostępnionych nam swoich danych osobowych w uporządkowanym, zwyczajowym formacie umożliwiającym odczyt maszynowy oraz prawo do niezakłóconego przez nas przekazania tych danych innemu administratorowi, o ile

• przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody według artykułu 6 ustęp 1 litera a) lub artykułu 9 ustęp 2 litera a) albo na podstawie umowy zgodnie z artykułem 6 ustęp 1 litera b) RODO i
• przetwarzanie odbywa się z wykorzystaniem metod zautomatyzowanych.

Przy wykonywaniu prawa do przenoszenia danych mają Państwo możliwość zdecydowania, że dane osobowe zostaną przez nas przekazane bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to wykonalne pod względem technicznym.

2.7 Prawo do przenoszenia danych zgodnie z artykułem 21 RODO

Pod warunkami zawartymi w artykule 21 ustęp 1 RODO mogą się Państwo sprzeciwić przetwarzaniu danych z powodów, które wynikają z Państwa szczególnej sytuacji.

Powyższe ogólne prawo do sprzeciwu obowiązuje w odniesieniu do wszystkich opisanych w niniejszej Polityce prywatności celów przetwarzania, w ramach których przetwarzanie odbywa się na podstawie artykułu 6 ustęp 1 litera f) RODO. Inaczej niż w przypadku specjalnego prawa do sprzeciwu skierowanego na przetwarzanie danych w celach reklamowych (porównaj powyżej w szczególności punkt 5 i 8.6), zgodnie z RODO do wykonania takiego sprzeciwu jesteśmy zobowiązani, tylko jeżeli poinformują nas Państwo o nadrzędnych powodach, np. możliwym zagrożeniu życia lub zdrowia.

2.8 Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego odpowiedzialnego za ochronę danych

Mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego odpowiedzialnego za ochronę danych. Właściwym organem nadzorczym w Polsce jest od 25.05.2018 r. Urząd Ochrony Danych Osobowych.

3. Osoba kontaktowa

3.1 Osoba kontaktowa w przypadku pytań lub wykonania Państwa praw do ochrony danych

W celu skorzystania ze swoich praw związanych z przetwarzaniem Państwa danych się mogą się Państwo zwrócić do naszego Biura Obsługi Klienta ( https://obsluga-klienta.lidl.pl/SelfServicePL/s/topic/0TO1t000000haISGAY/data-protection) lub też elektronicznie za pomocą adresu e-mail ochronadanychosobowych@lidl.pl.

3.2 Osoba kontaktowa w przypadku innych pytań dotyczących ochrony danych

W razie dalszych pytań dotyczących przetwarzania Państwa danych prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych właściwego administratora, listownie na adres administratora z dopiskiem „Inspektor Danych Osobowych” lub też elektronicznie za pomocą adresu e-mail ochronadanychosobowych@lidl.pl.